Каждый работник, направленный работодателем, обязан после возвращения из командировки отчитаться перед работодателем о результатах командировки и о произведенных в ходе командировки расходах, в том числе отчетные документы за проживание о предоставлении места в гостинице или иных жилых помещениях. Непредставление документов или выполнение установленных процедур с нарушением установленных процедур может повлечь за собой непризнанные расходы (полностью или частично), и работодатели могут отказать в возмещении этих расходов.

Командировочный счет необходим для решения насущных вопросов с компанией-работодателем. При направлении работника в командировку компания возмещает ему расходы, включая проживание. Для сотрудников наиболее удобным вариантом обычно является гостиница недалеко от командировки. Гостиница выдает декларацию о командировочных расходах по завершению пребывания клиента для подтверждения факта проживания в гостинице на определенную дату.

Письмом Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015 указано, что в случае, если гостиница не осуществляет контрольно-кассовые расчеты, объект размещения обязан разработать таблицу строгой отчетности, которая была разработана независимо. Позволяет вызывать формы по-разному, например, ваучеры или гостиничные чеки. При возвращении в бухгалтерию из командировки необходимо предоставить справку о проживании, выданную отелем. Кассовые чеки необходимы для авансовой отчетности.